При бронировании необходимо оставлять контактный номер телефона гостя. Сотрудник апарт-отеля принимает звонки и бронирования круглосуточно. Перед заселением администратор связывается с гостем и отправляет ему инструкцию в мессенджере WhatsApp или Telegram. После оплаты гостем проживания (в случае оплаты в отеле), а также получения паспортных данных от проживающего гостя администратор называет номер комнаты и код от сейфа, в котором лежит ключ от номера. При выселении гость может оставить ключ от номера в том же сейфе или дождаться горничную. Залог возвращается гостю безналичным способом после проверки номера сотрудником апарт-отеля.
Согласно правилам предоставления гостиничных услуг в РФ для заселения в гостиницы на территории РФ гражданам России необходимо иметь при себе общегражданский паспорт, лицам, не достигшим 14-летнего возраста — свидетельство о рождении.